6 handige tools voor online samenwerking

In steeds meer bedrijven werken medewerkers van op verschillende locaties. Bovendien schakelen ondernemingen steeds vaker een freelance marketing expert in voor tijdelijke ondersteuning of nieuwe projecten. We doen onze 6 favoriete programma's uit de doeken om samenwerking tussen verschillende afdelingen of locaties te vereenvoudigen.

In onze digitale economie gaat veel tijd verloren aan het opzoeken of het dupliceren van bestaande informatie. Enkele indrukwekkende cijfers:

  • 38% van onze werktijd gaat verloren aan het kopiëren van bestaand werk.
  • 58% van werknemers verliezen minstens 1 uur per dag omdat ze moeten zoeken waar de juiste info staat.
  • We schrijven en beantwoorden gemiddeld 28 uur per week e-mails.
  • 59% van alle managers krijgt sommige belangrijke info nooit te zien.
  • Managers verliezen 6 weken per jaar op zoek naar documenten die ze niet terugvinden.

Programma's om samen te werken en informatie te delen tussen teams zijn daarom onmisbaar geworden. Hoe enthousiaster je medewerkers ermee aan de slag gaan, hoe meer tijd er overblijft om te focussen op je kerntaak. Het is dus belangrijk om de online collaboration tool uit te kiezen dat het beste past bij jouw bedrijf. Onze 6 favorieten op een rij...

1 plaats voor alle berichten: Slack

Gedaan met eindeloze reply-to-all e-mails die je inbox vervuilen. Nooit meer een onoverkomelijke berg e-mails als je enkele dagen out-of-office was. Slack brengt alle communicatie in je team samen op één plaats.

Teams kunnen elkaar berichten sturen, die gemakkelijk gearchiveerd en teruggevonden worden. Zo is Slack een gecentraliseerde en doorzoekbare manier om binnen je team te communiceren en bestanden te delen.

Veelzijdig

De app startte als een berichtentool, maar is uitgegroeid tot een samenwerkingsplatform dat gekoppeld kan worden aan en geïntegreerd met Dropbox, Google Drive, MailChimp of Twitter.

Digitale assistent

Erg handig is de Slackbot die beginnende gebruikers wegwijs maakt in de vele functionaliteiten van Slack. Meer ervaren gebruikers kunnen de Slackbot gebruiken als digitale assistent om een bericht of het antwoord op een vraag terug te vinden, een automatisch antwoord te genereren of om reminders toe te voegen aan persoonlijke taken.

Ontdek het meest populaire platform voor teamwork

Project management voor iedereen: Trello

Zoek je een eenvoudig te gebruiken programma waarbij je samen met je team het overzicht kan behouden over elk project? Met het digitale prikbord Trello weet je precies welke todo's afgewerkt zijn en welke deadlines snel dichterbij komen.

Voor elk project creëer je een board. Daarin maak je lijsten waarop je digitale cards kan toevoegen. Elke kaart is een aparte todo die je gemakkelijk kan verplaatsen en klasseren als dat taakje is voltooid.

Het volledige plaatje

Een interessante add-on is Elegantt. Met die toevoeging bouw je mooie diagrammen (gantt charts) om je Trello borden overzichtelijk in beeld te brengen. Op basis van jouw Trello kaarten bouwt Elegantt een diagram dat de tijdslijn van jouw project grafisch weergeeft.

Start de meest flexibele digitale todo-lijst voor jouw project

Project management voor élk project: Basecamp

Meer overzicht, minder vergaderingen en minder e-mails: dat is het doel van online collaboration tool Basecamp. Het is eenvoudig om ermee aan de slag te gaan en je kan zowel interne medewerkers als externe freelancers toegang geven tot een project.

Binnen elk project kan je taken aanmaken, todo-lijstjes samenstellen, gesprekken opstarten en deadlines toevoegen. Bovendien kan je elke taak toewijzen aan een andere medewerker en zo het overzicht behouden van wat er moet gebeuren en wie daarmee bezig is.

Van mijlpaal naar mijlpaal

Door milestones toe te voegen aan je project, zal je geen enkele deadline, lancering of event missen. Aan elke mijlpaal kan je de noodzakelijke todo’s verbinden en de kalender in Basecamp is via iCal feeds ook synchroniseerbaar met je eigen agenda.

Plan een project samen met alle teamleden

Breng al je web activiteiten samen op een centraal platform: SiteManager

Een nieuwe website nodig? Dat vraagt vaak een stevig budget en een serieuze tijdsinvestering. Met SiteManager combineer je design, ontwikkeling, content management en project management in één handige online tool. Daardoor kan je zonder enige kennis van grafisch design of web development een volledig op maat gemaakte website bouwen en onderhouden.

SiteManager combineert een Content Management Systeem met een Sitebuilder waar alle teamleden tegelijkertijd aan kunnen werken. Door samen te werken op het centrale online platform realiseer je een serieuze tijdsbesparing en kan je je website laten groeien op je eigen tempo.

Leuk om te weten: dit slimme webdesign platform is gebouwd door een jong Gents bedrijf.

Ontdek een centraal online platform dat webdesign en content management combineert.

Maak prachtige verhalen met het hele team: Story Chief

Ook voor content marketing bestaan samenwerkingsplatformen die een enorme tijdsbesparing kunnen opleveren. Onze favoriet is ook van Gentse makelij: Story Chief, een centraal platform van waar je je verhalen publiceert op je website en alle social media kanalen.

Efficiëntie troef: je schrijft een blogartikel in een eenvoudig te gebruiken content management systeem dat je begeleidt bij het SEO-proof maken van de teksten. Dankzij de handige features maak je bijhorende berichten op maat van elk social media kanaal.

Redactieteams met interne en externe medewerkers kunnen vlot samenwerken en dankzij intelligente content distributie zal de juiste content op het juiste moment bij de juiste doelgroep belanden.

Creeer een vlotte flow van idee tot afgewerkte blogpost

De koning van de notities: Evernote

Met Evernote kan je notities bewaren op 1 plaats. Dat kunnen teksten zijn, maar ook checklists, afbeeldingen, pdf's, bestanden, hyperlinks en zelfs geluidsfragmenten. Je kan je notities opslaan in verschillende digitale notitieboeken die je gemakkelijk met collega's kan delen. Samenwerken aan een nieuw idee was nooit zo gemakkelijk.

Bij het plannen van een project kan je alle verslagen, bestanden en to-do lijsten op 1 plaats verzamelen. Evernote is ook zeer geschikt om alle goede ideeën die je te binnen schieten snel op te slagen. Je kan er ook interessante of inspirerende foto's bewaren via de webclipper of via een mail naar je Evernote-account.

Onthoud alles en werk slimmer samen met Evernote

Vragen over online samenwerking?

Benieuwd hoe online samenwerking tools in jouw bedrijf of organisatie kunnen zorgen voor tijdsbesparing en efficiënter werken? Contacteer ons en we helpen je met plezier op weg.