2 min read

Hoe maak je een factuur op die snel betaald wordt?

Facturatie... het is niet de favoriete activiteit van veel freelancers. Freelance administratiewonder Wibe Masureel verwerkt al 18 jaar facturen voor uiteenlopende bedrijven. Met haar tips kan je elke maand tijd winnen en zullen je facturen sneller betaald worden.

Add an imageSelect an image from your computerBrowseType caption (optional)

Vermeld de juiste facturatiedatum

Veel bedrijven betalen een keer per maand facturen uit. Ontvangt een be drijf jouw factuur in mei? Dan verschijnt het gefactureerde bedrag eind juni op je rekening.

"Daarom is het belangrijk dat je een factuur opmaakt op de laatste kalenderdag van de maand", vertelt Wibe. "Als je dat uitstelt tot het begin van de volgende maand, zal je langer moeten wachten op je geld."

Vermeld alle codes die je klant belangrijk vindt op je facturen

Veel bedrijven hebben eigen richtlijnen voor het aanvaarden van facturen, bijvoorbeeld dat het juiste bestelbonnummer, projectnummer of kostenpost vermeld wordt.

Wibe: "Zonder die codes stuurt het bedrijf je dan enkele weken later de droge mededeling: 'Deze factuur is niet conform onze levervoorwaarden.' Ze verwachten dan een nieuwe factuur, waardoor jij enkele weken langer op je geld mag wachten."

Spreek vooraf een betalingstermijn af

Bij voorkeur kom je vooraf een betaaltermijn overeen met de opdrachtgever. Zo weet je meteen waar je je aan mag verwachten. Vermeld die overeengekomen termijn altijd op je factuur.

Let op met wat je zet als facturatievoorwaarden: 30 dagen na factuurdatum is bijvoorbeeld helemaal iets anders dan 30 dagen na ontvangst. In dat laatste geval kan je met de klant eindeloos discussiëren over het moment waarop zij je factuur ontvangen hebben.

Bespaar tijd met een online facturatieprogramma

Een goede factuur opstellen hoeft trouwens geen huzarenklus te zijn als je werkt met een online facturatieprogramma zoals Moneybird of Jortt.

De voordelen? Je stelt in enkele klikken je eigen sjabloon op met alle nodige velden. Dat bespaart je elke mand heel wat tijd. Bovendien kan je facturen online laten versturen en ook betalingsreminders kan je automatisch instellen.

Ideaal voor starters: payrolling

Wil je aan de slag als freelancer, maar heb je nog geen ondernemingsnummer? Dan kan je kiezen voor payrolling, bijvoorbeeld via Tentoo. Zij nemen al je administratie over en garanderen een snelle uitbetaling. In ruil daarvoor betaal jij hen een percentage van je inkomsten commissie.

Reageer kordaat op wanbetalers

Maak jij correcte facturen op en heb je vooraf een betalingstermijn afgesproken? Dan zal je merken dat de meeste opdrachtgevers correct betalen.

Merk je toch dat een factuur niet betaald is binnen de afgesproken termijn? Stuur dan automatisch een rappel om de klant te herinneren aan de openstaande factuur. Als je daarop geen reactie krijgt, contacteer dan de klant en vraag hem waarom je de betaling nog niet ontvangen hebt.

In de meeste gevallen zal je na zo'n telefoontje je geld snel ontvangen. Probeert een klant je telefoongesprekken te ontwijken en reageert hij niet op herhaalde rappels? Dan kan je de factuur doorgeven aan de gerechtsdeurwaarder en hiermee naar de rechtbank stappen.

Zo'n procedure neemt maanden in beslag. Maar als jij kan aantonen dat je de afgesproken prestaties geleverd hebt en dat je de klant meerdere aanmaningen gestuurd hebt om te betalen, dan zal de rechtbank vaak in jouw voordeel beslissen.

Nog vragen of suggesties over het opstellen van een goede factuur? We helpen je graag verder. Contacteer ons via remi.maddens@crosscast.be of +32 9 330 20 10.

Ook aan de slag via CrossCast? Registreer je dan voor onze Talent Pool.